Die Aufgaben und Pflichten eines WEG-Verwalters

Hausverwaltungen sind Dienstleister und sie nehmen gegen Bezahlung für die WEG zahlreiche Aufgaben wahr. Wohnungseigentümer übernehmen anteilig das Verwalterentgelt und daher ist es notwendig, zu wissen, welche die grundlegenden Aufgaben eines WEG-Verwalters sind.

WEG-Hausverwaltung – für viele ein Buch mit sieben Siegeln

Besonders für diejenigen, die zum ersten Mal eine Eigentumswohnung kaufen, für die sind die Abläufe und Prozesse rund um die WEG-Hausverwaltung neu und unbekannt. Zwar ist bekannt, dass es eine Hausverwaltung gibt bzw. einen WEG-Verwalter, aber die entsprechenden Zuständigkeiten nicht. Daher stellen sich viele frische Wohneigentumskäufer die Frage, welche Aufgaben und Pflichten der WEG-Verwalter innehat. Denn schließlich wird dieser dafür bezahlt (Verwalterentgelt) und für dieses kommt der Wohnungsinhaber mit seinen Hausgeldzahlungen zum Teil auf.

Das bedeutet, dass alle Eigentümer die Dienstleistung wahrnehmen, und daher ist es nicht verkehrt, den Leistungsumfang zu kennen. Einige der Aufgaben der Hausverwaltung sind verhandelbar, während andere im Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) unbedingt zu erfüllen sind. Dabei handelt es sich um die Verwalterpflichten. Diese können nicht durch einen Verwaltervertrag ausgeschlossen werden. Damit stellt sich die Frage, „Welche Pflichten hat der Verwalter im Rahmen des WEG und was bringt das Gesetz mit sich?“. In der Gesetzesnovelle ist keine verbindliche Liste der Aufgaben enthalten, die ein WEG-Verwalter unbedingt zu erfüllen hat, sondern es ist lediglich von Maßnahmen die Rede, die einer ordentlichen Verwaltung zuträglich sind.

Die 10 wichtigsten Pflichten / Aufgaben eines Verwalters

1. Er beruft die Eigentümerversammlung ein und übernimmt deren Leitung.
2. Erstellung des Wirtschaftsplans.
3. Erstellung der Jahresabrechnung inkl. der Einzelabrechnungen für die jeweiligen Wohnungsbesitzer.
4. Durchführung von Beschlüssen, die durch die WEG verfasst wurden, sowie das Führen der Beschlusssammlung, mit der jegliche Beschlüsse der WEG archiviert werden.
5. Trägt die Verantwortung dafür, dass die Hausordnung eingehalten wird.
6. Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums.
7. Ergreifung zeitnaher Gegenmaßnahmen, wenn es darum geht, dringend zu handeln, bspw. bei einem Wasserschaden.
8. Erledigung der finanziellen Angelegenheiten für die WEG unter Verwendung der WEG-Eigenkonten (offene Fremdgeldkonten – es sind keine Treuhandkonten).
9. Übernahme rechtlicher Angelegenheiten der WEG wie z.B. Informationspflicht bei Streitigkeiten, Fristeinhaltung, Vermeidung rechtlicher Nachteile für die WEG etc.
10. Erteilung einer notariell beurkundeten Zustimmung beim Verkauf einer Wohnung der WEG (Sondereigentum).

Die WEG-Verwaltung – unumschränkte gesetzliche Vertretung der Gemeinschaft

Bei der WEG-Verwaltung Berlin handelt es sich um den unumschränkten gesetzlichen Vertreter der Gemeinschaft und das mit uneingeschränkter Wirkung für das Außenverhältnis. Dabei gibt es eine Ausnahme: Abschluss von Darlehensverträgen sowie Verträge zum Grundstückskauf, zu deren Abschluss eine Verwaltung nicht berechtigt ist. Die Befugnisse des Verwalters können gemäß § 27 Abs. 2 WEG durch die Eigentümer im Innenverhältnis beschränkt werden.

Bei dem WEG-Verwalter handelt es sich stets um einen Vertreter der gesamten WEG und nicht einzelner Wohnungseigentümer – dies gilt auch für den Verwaltungsbeirat. Eine gute WEG-Hausverwaltung wird stets die Meinung und Beschlüsse der Eigentümerversammlung respektieren und immer im Sinne der WEG handeln.

Abberufung der WEG-Verwaltung – die Verwaltungsunterlagen sind zu übergeben!

Sollte ein WEG-Verwalter aus welchen Grünen auch immer abberufen werden, dann ist dieser natürlich dazu verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen der WEG an die Gemeinschaft zu übergeben. In der Regel wird diese von einer neuen Verwaltung vertreten und somit wandern die Dokumente bzw. die Ordner in die Hand des neuen WEG-Verwalters. Bei einer seriösen WEG-Verwaltung verläuft dies reibungslos, während fragwürdige Verwaltungen zumeist ein Chaos hinterlassen, mit dem sich der neue Verwalter dann herumärgern muss.