Instandhaltungsrücklagen

Unter Instandhaltungsrücklagen versteht man die finanziellen Mittel, die zurückgelegt werden, um Reparaturen oder eben Instandhaltungen an einem Objekt finanzieren zu können.

Die Instandhaltungsrücklagen müssen von der WEG-Verwaltung Berlin auf ein separates und zweckgebundenes Konto eingezahlt werden.

Einfach ausgedrückt handelt es sich um einen angelegten Fonds für Reparaturen des Gemeinschaftseigentums.

Die Instandhaltungsrücklage ist Pflicht

Die Bildung einer Instandhaltungsrücklage ist für jede WEG eine Pflicht. Gemäß §21 des WEG Gesetzes ist jeder Wohnungseigentümer verpflichtet, einen anteiligen Betrag zur Erhaltung des Gemeinschaftseigentums beizutragen.

Die Höhe der Instandhaltungsrücklagen

Der Gesetzestext bezüglich der Höhe der Instandhaltungsrücklagen ist etwas vage gehalten. Es wird hier von einer “angemessenen Höhe” und einem “Ermessensspielraum” durch die Eigentümergemeinschaft gesprochen.

In der Regel wird die Höhe auf der jährlichen Eigentümerversammlung per Beschluss festgelegt, wobei die WEG-Verwaltung hier normalerweise einen Vorschlag unterbreitet. Aufgrund ihrer Erfahrungswerte oder der Kenntnis von eventuell in absehbarer Zeit anstehenden Instandhaltungsmaßnahmen, hat die Verwaltung einen relativ guten Überblick über anstehende Kosten.

Die Instandhaltungsrücklage muss nicht immer zwingend erhöht werden. Hat die Gemeinschaft über Jahre angemessene Rücklagen bilden können, die dann nicht aufgewendet wurden, können diese auch für das folgende Wirtschaftsjahr gesenkt werden.

Wofür Instandhaltungsrücklagen verwendet werden dürfen

Wie schon eingangs erwähnt, unterliegen Instandhaltungsrücklagen einer zweckgebundenen Verwendung.

Übliche Verwendungszwecke wären: 

• Dachsanierungen, Dachrenovierungen oder neue Dacheindeckungen
• Erneuerung der Heizungsanlage, Austauschen von Heizkessel oder deren Reparaturen
• Modernisierung der Haustechnik, Neuverkabelungen der Elektrik
• Fassaden Arbeiten wie Streichen oder Ausbesserungen

Reparaturen kleinerer Ausmaße dürfen ebenfalls über die Instandhaltungsrücklagen finanziert werden. Hier kann die Eigentümergemeinschaft im Einzelfall entscheiden, ob diese Maßnahmen per Sonderumlage oder über die Rücklagen finanziert werden sollen.

Verwaltung der Instandhaltungsrücklagen 

Die betreuende Hausverwaltung Berlin zeigt sich für die Verwaltung dieser Gelder verantwortlich.

Die Verwaltung ist verpflichtet von jedem Anteilseigentümer, die Rücklagen einzufordern und auf einem separaten Konto zinsbringend anzulegen.

Mit diesem separaten Konto werden die Einlagen vom Vermögen des Verwalters getrennt und im Falle einer Insolvenz der WEG-Verwaltung kann dieses angesparte Vermögen nicht durch Dritte gepfändet werden.

Obendrein darf die WEG-Verwaltung auch nur Zugriff auf dieses Konto nehmen, sofern die Eigentümergemeinschaft diesem zugestimmt hat. Das geschieht in der Regel im Zuge der jährlichen Eigentümerversammlung. Bei der Miethausverwaltung Berlin können auf Wunsch des Eigentümers besondere Regelungen vereinbart werden.

Nicht zweckgebundene Verwendung der Rücklage 

Die durch die Eigentümer abgeführten Instandhaltungsrücklagen dürfen nicht verwendet werden für:

• die Begleichung von Verwaltungskosten
• die Reparaturen am Sondereigentum
• die Deckung von Betriebskosten
• die Zahlungen für Gebäudeversicherung

Sollte allerdings ein Betriebskostenkonto finanziell “in Not sein”, dann bietet es sich an, diesen vorübergehenden Engpass mit den Geldern der Rücklagen kurzfristig wieder ins “rechte Licht” zu rücken. Natürlich bedarf dies einer mehrheitlichen Zustimmung der Gemeinschaft.

Falls die Eigentümer einer solchen Zweckentfremdung durch die Verwaltung zustimmen, sollten sie allerdings unbedingt festlegen, wie viel Rücklage auf dem Konto zu verbleiben hat und bis wann diese Entnahme dem Konto wieder zuzuführen ist.

Sollten diese Punkte nicht zur vollständigen Zufriedenheit der Eigentümer geklärt sein und die Verwaltung entnimmt dennoch Kapital aus den Rücklagen entspricht dies einer Zweckentfremdung und verstößt gegen die Grundsätze einer ordentlichen Verwaltung.

Zu niedrige Rücklagen für eine anstehende Maßnahme

Für den Fall, dass eine Reparatur oder Instandsetzung das Budget der Rücklagen übersteigen sollte, muss die WEG eine Finanzierung über eine Sonderumlage beschließen. Dies kann bedeuten, dass jeder einzelne Eigentümer direkt “zur Kasse gebeten” werden kann. Das kann für so manchen Wohnungseigentümer sehr unangenehm werden. Mitunter können hier Kosten auf den Eigentümer zukommen, die nicht mal so eben aus “der Portokasse” beglichen werden können.